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索 引 号:    K13557743/2018-00010 信息分类:    城乡建设、环境保护 / 部门文件 / 报告
发布机构:    建邺区人民政府兴隆办事处 生成日期:    2018-04-16
生效日期:    2018-04-16 废止日期:    
信息名称:    关于审核《建邺区兴隆街道文件材料归档范围和保管期限表》的函
文  号:    兴办发〔2018〕8号 关 键 词:    档案
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关于审核《建邺区兴隆街道文件材料归档范围和保管期限表》的函

兴办发〔2018〕8号

 

 

兴办发〔20188      签发人:金 超

 

关于审核《建邺区兴隆街道文件材料归档范围和保管期限表》的函

 

建邺区档案局:

根据国家档案局8号令和省、市、区档案局有关要求,我街道编制了《建邺区兴隆街道档案分类方案》、《建邺区兴隆街道档案归档范围和保管期限表》。请予审核函复。

附件一:建邺区兴隆街道档案分类方案

附件二:建邺区兴隆街道文书档案归档范围和保管期限表

附件三:建邺区兴隆街道会计档案归档范围和保管期限表

附件四:建邺区兴隆街道实物档案归档范围和保管期限表

附件五:建邺区兴隆街道照片档案归档范围和保管期限表

附件六:建邺区兴隆街道声像档案归档范围和保管期限表

附件七:建邺区兴隆街道设备档案归档范围和保管期限表

附件八:建邺区兴隆街道基建档案归档范围和保管期限表

 

                         建邺区人民政府兴隆办事处

                               2018110

 

 

 

附件一

 

建邺区兴隆街道档案分类方案

 

为进一步提高机关档案工作水平,集中统一管理街道形成的全部档案,同时也为进一步促进街道档案的科学化、规范化、系统化管理,更好地为街道各项工作服务,根据《中华人民共和国档案法》、《机关档案业务建设规范》、《江苏省归档文件整理规则实施细则》等相关法律法规,并结合街道档案工作实际,特制定本方案。

一、    基本情况

兴隆街道位于南京市建邺区西北部。街道党政管理机关主要为中共南京市建邺区兴隆街道工作委员会和南京市建邺区人民政府兴隆办事处。现内设科室主要有:党政办、纪工委、城市管理和公共服务科、物业管理科、安监办、环保科、社区建设与社会保障科、综合管理和信访科、司法所、劳动保障所、便民服务中心、机关事务管理与后勤保障中心、财务科等。

根据我街道历年来文件形成规律,从文件的来源、种类、问题、载体形式等因素入手,我街道将档案门类分为文书档案、照片档案、实物档案、会计档案、声像档案、设备档案、基建档案、专门档案八大类,同时根据街道工作开展情况、职能职责和文件材料形成特点,对街道档案每一种门类在具体细化为若干小类。


 

二、    档案门类与分类方案

(一)文书档案

1. 文书档案采取“年度——保管期限”二层分类的方法。2001年以前以卷为单位,保管期限为永久、长期、短期。2002年以后以件为保管单位,保管期限仍为永久、长期、短期。2006年以后,根据《机关文件材料保管期限的规定》要求,保管期限调整为永久和定期(30年、10年),仍以件为保管单位。

2. 文书档案档号结构示例

12001年以前(按卷整理):

XXXX - XXXX - XXX - XXXX - XXXX

所在页号

案卷号

目录号

归档年度

全宗号

 

22002年以后(按件整理):

XXXX - XXXX - XXX - XXXX - XXXX

件号

机构问题

保管期限

归档年度

全宗号

(二)照片档案

1.照片档案包括本街道档案和征集档案两种,分别按照年度、保管期限进行分类。根据《照片档案管理规范(GB/T11821-2002)》和《南京市数码照片档案管理规范》要求,纸质照片一册为一卷,数码照片按件整理,保管期限为永久的必须冲洗入册。

2.照片档案档号结构示例:

1)纸质照片:

XXXX - XXXX - XXX - XXXX - XXXX

张号

案卷号(册号)

目录号

   归档年度

全宗号

 

 

2)电子照片:

XXXX - XXXX - XXX - XXXX - XXXX

张号

册号

保管期限

   归档年度

全宗号

 

(三)实物档案

1.实物档案按载体分为奖状类、奖杯类、锦旗类、牌匾类、荣誉证书类和其他类。2001年以前,实物档案一件为一卷,2002年以后,实物档案按件整理,每件实物档案粘贴标签,填写全宗号、保管期限代号和件号,实物档案全部拍照,纳入照片档案管理,并与实物之间建立互见关系。

2.实物档案编号结构示例

12001年以前(按卷整理):

XXXX - XXXX - XXX - XXXX

    案卷号(件号)

目录号

归档年度

全宗号

 

 

 

 22002年以后(按件整理):

XXXX - XXXX - XXX - XXXX - XXXX

件号

机构问题

保管期限

    归档年度

全宗号

(四)会计档案

1.会计档案主要分为报表、账册和凭证,全部按卷整理,一本即为一卷,分别按照“类型——年度”进行分类。

2.会计档案编号结构形式示例

XXX - XXXX - XXX - XXXX - XXXX

所在页号

案卷号

目录号

    归档年度

全宗号

(五)声像档案

1.声像档案包括本街道声像档案和征集声像档案,全部按卷整理,一盘即为一卷,分别按照保管期限分类,按归档年度进行排列。

 

 

2.声像档案编号结构形式示例

  XXXX - XXXX - XXX - XXXX - XXXX

件号

案卷号

目录号

归档年度

全宗号

(六)设备档案

1.设备档案主要是设备采购合同、使用说明书、保修卡等材料,每种设备的档案分开整理,一种设备即为一卷,按照归档年度进行排列。

2.设备档案编号结构形式示例:

XXXX - XXXX - XXX - XXXX - XXXX

件号

机构问题

保管期限

           归档年度

全宗号

 

 

(七)基建档案

1.基建档案主要是涉及工程项目相关的文件资料、设计与竣工图纸等。一般按基建项目分类。

 

2.基建档案编号结构形式示例:

XXXX - XXXX - XXX - XXXX

顺序号

   案卷号

项目号

全宗号

(八)专门档案

1.专门档案主要类别有:劳动保障档案、综合治理档案、安全生产档案、低保档案、物业管理档案、工程档案、双拥档案、司法档案、水务档案、环保档案等。

2.专门档案的整理主要按照专门档案门类分类,其机构问题号如下:2015年以前:0001-劳动保障档案、0002-综合治理档案、0003-安全生产档案、0004-低保档案、0005-物业管理档案、0006-双拥档案、0007-司法档案、0008-水务档案、0009-环保档案;2016年后(包括2016年):LBL-劳动保障档案、ZZL-综合治理档案、ASL-安全生产档案、DBL-低保档案、WGL-物业管理档案、SYL-双拥档案、SFL-司法档案、SWL-水务档案、HBL-环保档案。


3. 

3.专门档案编号结构参照文书档案,其示例形式如下:

按件整理:

XXXX - XXXX - XXX - XXXX - XXXX

件号

机构问题

保管期限

    归档年度

全宗号

 

 

 

 

按卷整理:

XXXX - XXXX - XXX - XXXX - XXXX

所在页号

案卷号

目录号

归档年度

全宗号

 

 

 

 

附件二

兴隆街道文书档案归档范围与保管期限表

序号

     

保管期限

形成科室

1

街道党员名册、党员统计年报表

永久

党政办

2

街道工委年度工作目标、总结

永久

3

街道工委会议、领导干部民主生活会议纪要

永久

4

街道工委机构设置、机构撤并、名称更改、组织简则、人员编制、印章启用和作废

永久

5

街道下属党组织成立、撤销、干部任免的请示、批复

30

6

街道选举区党代会结果材料

永久

7

党员组织关系介绍信、转出存根、人事任免及街道党组织有关党员发展、转正、延期、退党、取消预备期等的决议、决定、通知

永久

8

先进单位、劳动模范、先进工作者文件资料

 

 

受区委、区政府以上

永久

 

受区委、区政府以下

30

9

街道党员民主评议意见、总结、统计汇总表

永久

10

街道党务工作调研材料

 

 

重要的

永久

 

一般的

10

11

街道文明建设工作意见、考核办法、考核汇总材料

永久

12

街道有关干部管理、组织文化建设的文件及管理中产生的材料

 

 

重要的

永久

 

一般的

10

13

街道有关党员干部理论时政教育的文件及机关教育活动的材料

 

 

重要的

30

 

一般的

10

14

街道有关廉政建设的指导性文件及党员干部违纪处分的材料

 

 

警告以上处分

永久

 

警告

30

15

街道精神文明建设、廉政建设等责任书

永久

党政办

16

街道领导干部述职述廉述学材料

永久

17

街道下属单位精神文明、廉政建设等责任书

10

18

街道工会代表会、妇代会、人大代表选举等形成的文件材料

 

 

会议通知、开幕词、闭幕词、报告、决议、纪要、领导讲话、选举结果、大会发言、提案

永久

 

各种名册、代表登记

永久

 

重要的贺信、小组记录、选票式样

30

19

街道组织、纪检、宣传、统战、老干部、工会、关心下一代、人武工作年度计划、总结

 

 

年度的

30

 

年度以下的

10

20

街道有关统战工作文件及材料

 

 

重要的

30

 

一般的

10

21

上级有关党群工作的文件及本级一般事务性文件

 

 

重要的

30

 

一般的

10

22

街道党群团组织统计年报表、团员名册、工会名册

永久

23

街道党群团组织设置、调整、干部任免的文件

永久

24

街道团组织年度工作计划、总结、汇报材料

30

25

街道群团组织会议记录

永久

26

街道群团组织调研材料、专题汇报

 

 

重要的

30

 

一般的

10

27

街道群团组织组织开展的各项活动资料

 

 

重要的

30

 

一般的

10

28

上级有关群团组织工作的文件及本级一般事务性文件

 

 

重要的

30

 

一般的

10

29

街道人大代表联络活动材料

 

党政办

 

重要的

30

 

一般的

10

30

街道办理人大建议、政协提案材料

 

 

有答复的

永久

 

无答复的

10

31

街道办理人民来信材料

 

 

有答复的重要的

永久

 

有答复一般的

30

 

无答复的

10

32

街道办事处年度工作计划、总结、行政办公会议记录、办事处会议纪要

永久

33

街道组织沿革、大事记

永久

34

上级领导机关来街道视察、调研活动中形成的重要讲话

 

 

重要的

永久

 

一般的

30

35

区与街道签订的经济和社会发展责任书

永久

36

街道规章制度、领导分工、岗位职责材料

永久

37

街道国民经济与社会发展规划、计划

永久

38

街道关于安全、保密工作的指导性文件及的及重大的安全活动材料

永久

39

街道关于统筹医疗方面的指导性文件

永久

40

街道办事处半年及半年以下工作计划、总结

10

41

街道各处室(所)总结

10

42

街道召开的综合性会议材料

 

 

重要的

永久

 

一般的

30

43

上级有关文件及本级一般事务性文件

10

44

街道关于征兵、民兵工作指导性文件及相关的材料

 

 

重要的

永久

 

一般的

30

45

街道干部名册、工资统计报表

永久

党政办

46

街道干部调动行政、工资介绍信

永久

47

街道成立、调整非常设机构、人员的通知

永久

48

街道行政人事方面的协议、合同、报告、批复等

永久

49

街道人事任免的请示、批复、命令、通知

永久

50

街道干部录音、退休、调资等方面材料

永久

51

街道公务员考核计划、总结、报告等

永久

52

街道技术职称评定材料

永久

53

街道出国人员审批材料、一般会议记录

30

54

街道民政工作年报

30

社区建设与社会保障科

55

街道区划调整、地名命名、更名的文件材料

永久

56

街道有关民政、社会保障工作的请示、批复、协议

永久

57

街道关于村(居)委会换届选举的意见、安排、总结、选举结果等材料

永久

58

街道关于双拥共建、优抚等的指导性文件

 

 

重要的

30

 

一般的

10

59

街道与社区签订的双拥共建责任书

永久

60

街道双拥共建重要活动材料

永久

61

上级有关优抚、救济的归档

永久

62

街道民政工作的专题汇报

30

63

街道残联活动材料

 

 

重要的

30

 

一般的

10

64

街道优抚、救济、扶贫的实施材料

永久

65

上级有关社团、婚姻、殡葬等的指导性文件及本级事务性的文件

10

66

上级有关保障、养老保险等指导性文件

10

67

街道社会保障工作的实施材料

永久

68

街道计划生育工作统计年报表

永久

69

街道计划生育工作责任书

永久

70

街道计划生育工作的重要活动材料及指导性文件

永久

 

71

本街道领导在上级召开会议上的讲话及经验交流材料

30

72

各类报刊杂志登载的反映本街道工作活动的情况简报、照片及报道材料

 

 

重要的

30

 

一般的

10

73

街道二胎申报、审批表

永久

74

街道有关文教卫体工作的请示、批复

 

 

有批复的

永久

 

无批复的

10

75

街道有关文教卫体活动的材料

 

 

重要的

30

 

一般的

10

76

下属单位计划生育工作责任书

10

77

街道有关开展文化活动、办好成人学校形成的材料

30

78

街道有关居委会、敬老院工作形成的材料

 

 

名册

永久

 

其他

30

79

上级有关文件及本局事务性文件

10

80

低保档案

 

 

区民政局制发的有关低保工作的各项规定等文件

10

 

本街道制发的有关低保工作的各项规定等文件

30

 

低保金发放统计年报表

永久

 

低保金发放统计年度以下报表

10

 

临时救助、大重病医疗救助申请审批表

10

 

低保审批材料退保后有关资料

5

81

劳动和社会保障工作年度计划、总结

30

82

年度就业和社会保障工作目标责任书、目标分解及考核标准通知书

永久

83

重要专项活动形成的材料

30

84

劳动和社会保障工作统计年报表

永久

85

劳动和社会保障工作统计年度以下报表

10

86

领取《再就业优惠证》人员花名册

30

87

上级有关劳动和社会保障工作的政策性文件

10

88

有关社区劳动保障站建设、劳动协理员管理等形成的重要材料

30

劳动保障所

89

被征地农民安置工作形成的材料

永久

90

被征地农民养老生活补助花名册

永久

91

城管工作年度计划、总结

30

城市管理与

公共服务科

92

辖区内市场开发管理、市容监督、环境整治、创卫工作等形成的重要材料

30

93

开展专项工作形成的调研报告、方案、经验交流等材料

30

94

拆违工作计划、总结、进度、数据汇总等材料

10

95

红十字会、爱卫会工作计划、总结等材料

10

96

开展绿化管理、健康教育、卫生防疫等工作形成的材料

10

97

有关行政执法队伍的建设、市容协管员的管理等形成的重要材料

10

98

项目招投标文件材料

50

物业管理科

99

项目验收有关文件资料

15

100

项目房屋及设备设施管理有关文件资料

15

101

项目公共秩序维护管理有关文件资料

15

102

项目环境卫生管理有关文件材料

15

103

项目绿化管理有关文件资料

15

104

项目社区文化管理有关文件资料

15

105

其他应规档的物业项目管理工作形成的文件材料

15

106

事故报告及领导批示

永久

 

安监办

107

事故调查组织工作的有关材料,包括事故调查组成立批准文件、内部分工、调查组成员名单及签字等

永久

108

事故抢险救援报告

永久

109

现场勘查报告及事故现场勘查材料,包括事故现场图、照片、录像,勘查过程中形成的其他材料

永久

110

事故技术分析、取证、鉴定等材料,包括技术鉴定报告,专家鉴定意见,设备、仪器等现场提取物的技术检测或鉴定报告以及物证材料或物证材料的影像材料,物证材料的事后处理情况报告等

永久

111

安全生产管理情况调查报告

永久

112

伤亡人员名单,尸检报告或死亡证明,受伤人员伤害程度  鉴定或医疗证明

永久

113

调查取证、谈话、询问笔录等

永久

114

其他有关认定事故原因、管理责任的调查取证材料,包括事故责任单位营业执照及有关资质证书复印件、作业规程及矿井采掘、通风图纸等

永久

115

关于事故经济损失的材料

永久

116

事故调查组工作简报

永久

安监办

117

与事故调查工作有关的会议记录

永久

118

其他与事故调查有关的文件材料

永久

119

关于事故调查处理意见的请示(附有调查报告)

永久

120

事故处理决定、批复或结案通知

永久

121

关于事故责任认定和对责任人进行处理的相关单位的意见函

永久

122

关于事故责任单位和责任人的责任追究落实情况的文件材料

永久

123

其他与事故处理有关的文件材料

永久

124

环保工作年度总结、工作计划等材料

10

环境保护科

125

环境监测报告、记录等材料

30

126

环保工作验收资料等相关材料

30

127

环保风险事故措施风险事故应急预案

30

128

其他应规档的文件材料

10

129

街道社会治安、综合治理工作年度计划、总结

30

综合治理

和信访科

130

街道社会治安、综合治理组织网络、工作制度

30

131

开展社会治安综合治理的创建、达标活动方案、总结等材料 

10

132

开展专项整治工作方案、小结等材料

10

司法所

133

开展法制宣传教育活动材料

10

134

法律咨询、民事调解工作记录等

10

135

流动人口管理形成的材料

30

136

辖区内刑释解教人员的安置帮教工作材料、社区矫正工作材料

30

137

有领导重要批示和处理结果的人民来信来访件

永久

138

其他有处理结果的人民来信来访件  

30

 

 

 


 

附件三

兴隆街道会计档案归档范围与保管期限表

 

序号

     

保管期限

1

会计凭证

 

 

原始凭证、记账凭证和传票汇总表等

30

 

财政总预算拨款凭证和其它会计凭证

30

 

国家金库编送的各种报表及缴库退库凭证

10

2

会计账簿

 

 

日记账

30

 

总账

30

 

税收日记账(总账)

30

 

明细分类、分户账或登记簿

30

 

固定资产卡片

报废清理后保存5

3

会计报告

 

 

综合财务报告

永久

 

部门财务报告

永久

 

财政总决算

永久

 

部门决算

永久

 

税收年报(决算)

永久

 

基本建设拨、贷年报(决算)

10

 

会计月、季度报表

10

 

税收会计报表

10

4

其他会计资料

 

 

银行存款余额调节表

10

 

银行对账单

10

 

会计档案移交清册

30

 

会计档案保管清册

永久

 

会计档案销毁清册

永久

 

会计档案鉴定意见书

永久


附件四

兴隆街道实物档案归档范围与保管期限表

序号

     

保管期限

 

 

 

1

市委、市政府以上的一级政府机关部门单位

永久

2

市级机关、区级、区级以下和其它非政府机关一般部门

30

 

 

 

 

 

附件五

兴隆街道照片档案归档范围与保管期限表

 

序号

     

保管期限

1

有国家领导人的照片和国家级领导视察的照片

永久

2

本单位历任主要领导的照片、省级以上领导、机关到本单位视察、检查工作的照片、省级以下领导、机关到本单位视察、检查重要工作的照片、省级以下领导、机关到本单位视察、检查一般工作的照片

长期

3

市委、市政府以上机关授予本单位或个人的奖杯、奖牌、奖状、奖旗、证书等照片

长期

4

本单位工作会议的照片(包括大会会场、主席台、主要领导等场面)

长期

5

本单位规模大职能活动的照片

长期

6

本单位一般职能活动的照片

长期

7

本单位他具有保存价值的照片

短期

 

附件六

兴隆街道声像档案归档范围与保管期限表

 

序号

     

保管期限

1

重大活动形成的录音、录像等

永久

2

一般活动形成的录音、录像等

30

 

附件七

兴隆街道设备档案归档范围与保管期限表

 

序号

     

保管期限

 

设备仪器在申请购置、开箱验收、安装调试及维修中形成的材料

 

1

申购报告、计划及论证报告

30

2

批复及准购批示

30

3

订购合同

30

4

开箱记录及装修单

30

5

设备说明书及全套随机文件

30

6

安装、调试记录、双方签字移交文件、保修单

30

7

使用、检修、故障事故记录

30

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

附件八

兴隆街道基建档案归档范围与保管期限表

序号

     

保管期限

1

固定资产投资、科技计划等项目的审批(核准)、管理、验收(评估)等文件资料

永久

2

不动产、自然资源的所有权、使用权确认的文件资料

永久

3

项目申请及审批文件等基建项目前期工作材料

永久

4

工程设计文件、图纸等材料

永久

5

竣工图等材料

永久

 

 

 

 

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