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索 引 号:    013101636/2017-00012 信息分类:    其他 / 部门文件 / 公告
发布机构:    高淳区档案局 生成日期:    2017-10-10
生效日期:    2017-09-06 废止日期:    
信息名称:    (22号)关于转发《南京市行政许可档案管理办法》的通知
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(22号)关于转发《南京市行政许可档案管理办法》的通知

  关于转发《南京市行政许可档案管理办法》 

  的通知 

  区各有关单位: 

  为进一步促进我区依法行政工作,提高行政许可档案管理水平,积极有效提供档案服务利用,现将《南京市行政许可档案管理办法》转发给你们,请各单位结合实际,认真贯彻实施。执行中如遇困难和问题,请及时与我局业务指导科联系。 

    

    

    

    

    

    

  南京市高淳区档案局 

                                                   201791 

    

  南京市行政许可档案管理办法 

  第一条  进一步促进我市依法行政工作,规范行政权力运行,提高行政许可档案管理水平,积极有效提供档案服务利用,根据《中华人民共和国行政许可法》、《中华人民共和国档案法》、《南京市档案条例》等法律法规精神,特制定本办法。 

  第二条  行政许可档案是指我市各级行政许可实施机关,包括经法律、法规授权实施行政许可职能的组织,经合法委托实施行政许可的行政事业单位,在实施行政许可工作中形成的具有保存价值的文字、图表、声像、电子数据等不同形式和载体的原始记录。 

  第三条  行政许可档案是国家档案资源的重要组成部分,是涉及公民、法人或者其他组织切身利益的重要信息资源,各单位和公民个人都有保护行政许可档案的义务。 

  第四条  各行政许可实施机关要高度重视行政许可档案管理工作,按照档案法规、标准建立健全行政许可档案管理制度,在用房、设施、人员和经费等方面予以保障。各档案行政管理部门要依法加强对行政许可档案规范化管理工作的监督和指导。 

  第五条  行政许可档案原则上应由本机关档案部门集中统一管理,并对本单位业务部门及下属单位的行政许可档案的形成、归档质量进行监督、检查和指导,任何部门和个人不得据为己有。 

  第六条  各部门档案管理机构应根据有关规定,建立健全行政许可档案文件材料的形成、收集和归档制度,确保行政许可档案的齐全完整。 

  第七条  行政许可文件材料归档范围: 

  (一)行政许可事项在申请与受理过程形成的申报材料、委托代理书,不予受理、补正材料、受理通知书,行政许可移送表等文件材料; 

  (二)在审查与决定程序形成的行政许可或不予行政许可决定书、陈述、申辩材料等; 

  (三)在期限程序形成的延期办理审批表、通知书、送达文件等; 

  (四)在听证程序形成的申请书、通知书(公告)、有关证据材料、听证笔录; 

  (五)在变更与延续程序形成的申请书与决定书等文件材料; 

  (六)行政机关对申请人提交的申请材料进行审查形成的以及行政机关收集的文书材料; 

  (七)收费行政许可事项的收据; 

  (八)行政许可年检形成的文书材料; 

  (九)行政许可撤销的文书材料; 

  (十)在特别规定程序形成的文件材料。 

  第八条  行政许可文件材料应在许可事项办结后一个月内按规范要求整理归档。行政许可档案可设单独档案门类按卷进行整理,也可以在整理完毕后,纳入本单位文书档案统一编号管理。纳入文书档案管理的,应按件进行整理,并形成二级目录,整理要求与组卷相同。各单位可根据实际情况,对本单位形成的行政许可档案进行归档整理,整理方式应保持稳定。 

  第九条  行政许可文件材料原则上按照1个许可事项1卷(件)整理。材料较多的可1个许可事项数卷(件),材料较少的,可数个许可事项1卷(件)整理。 

  第十条  行政许可档案可以采用年度—问题(审批事项)—保管期限或年度—保管期限—问题(审批事项)进行三级分类,也可以采用年度—保管期限进行二级分类。同一单位应当保持分类方案的稳定。 

  第十一条  行政许可归档文件材料可按照办理时间顺序排列。也可以将结论性材料排列在前,其它材料按时间顺序排列在后。 

  第十二条  行政许可档案应编制卷(件)内文件目录(见附件1),并放置在卷(件)内文件材料之前,卷(件)内文件目录应按照文件材料的排列顺序逐件填写。 

  (一)文号:填写文件的发文字号。 

  (二)责任者:填写制发文件的组织或个人,即文件的发文机关或署名者名称,一般填写全称或通用简称。 

  (三)题名:文件标题。文件只有1个题名且能反映文件内容的,填写时照实抄录。没有题名或题名不规范的,可自拟标题,外加“[]”号。如文件的附件独立性强,正文标题不能 

  反映附件内容的,附件标题可一并抄录,外加“()”标注。 

  (四)日期:文件的形成时间,以8位阿拉伯数字标注年、月、日,如20170801 

  (五)页号:填写每件文件首页所对应的页号;最后一件文件,填写该件起止页号。 

  第十三条  行政许可档案使用软卷皮(按件装订的可用相同格式A4纸)在左侧采用细棉绳(三孔一线)或不锈钢钉(左侧装订,两钉间距1015CM)装订。软卷皮包括案卷封面(见附件2)、封底(见附件3)两部分,行政许可档案可在案卷封面“行政许可案卷”后标注“(正卷)”、“(副卷)”、“(年检卷)”和“(撤销卷)”等字样。 

  (一)全宗名称:立卷单位全称或规范性简称; 

  (二)保管期限:填写“永久”、“30年”或“10年”; 

  (三)归档号:填写文书处理号; 

  (四)全宗号:同级档案馆给立档单位编制的代号,用阿拉伯数字表示; 

  (五)目录号和案卷号:进馆时填写。 

  第十四条  归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。案卷封面、卷内文件目录、备考表项目应使用钢笔(碳素、蓝黑墨水)书写或计算机打印,字迹工整、清晰。 

  第十五条  行政许可档案应使用档案行政管理部门认可的档案管理系统,将行政许可档案案卷目录输入计算机管理,并打印一套纸质案卷目录(按件整理的可纳入文书档案目录)。案卷目录(见附件4)包括案卷号、案卷题名、起止年月、页数、保管期限、备注等项目。 

  (一)案卷号(档案室编):行政许可案卷的流水号,与案卷封面上的“归档号”一致; 

  (二)案卷题名:行政许可案卷的标题,一般格式为:(行政许可实施机关)+关于+(被许可单位)+(行政许可事项)+的文件材料; 

  (三)起止年月:卷内文件形成的起止年月。以6位阿拉伯数字标注年、月,如:201601201610 

  (四)页数:卷内文件的总页数; 

  (五)保管期限:行政许可案卷的保管期限,填写“永久”、“30年”或“10年”; 

  (六)备注:填写需要说明的问题。 

  第十六条  行政许可工作中形成的电子文件的归档和电子档案的管理,应按《电子文件归档与管理规范》(GB/T 18894-2016)规定执行。 

  第十七条  行政许可文件材料的归档整理工作,原则上由负责行政许可实施的业务部门负责,并编制归档目录。 

  第十八条  整理完毕的行政许可档案,应定期向本单位档案管理部门移交。确因工作需要,由业务部门保管的,应每年 

  向本单位档案部门移交行政许可档案目录。 

  第十九条  行政许可档案管理部门要配备必要的保管设备 

  和防护设施,保证行政许可档案的安全。定期对档案进行检查清点,确保档案不丢失,不损坏。 

  第二十条  行政许可档案管理部门应对行政许可档案的收集、管理、利用、鉴定销毁等情况进行准确统计,填写档案工作基本情况统计报表,并按规定报送同级档案行政管理部门备案。 

      第二十一条  行政许可档案管理部门应严格按照相关制度,对行政许可档案的利用权限做出明确规定,建立健全借阅档案登记、审批手续,做好利用效果反馈登记。任何部门、单位和个人不得抽取、篡改、损毁、伪造档案。 

      第二十二条  各单位保存的行政许可档案一般不得借出利用。确因工作需要且根据国家有关规定必须借出的,应当严格按照规定办理相关手续。 

  第二十三条  行政许可档案保管期限: 

  (一)不动产、自然资源的所有权、使用权确认等行政许可事项保管期限为永久; 

  (二)固定资产投资、科技计划等项目的审批(核准)、管理、验收(评估)等行政许可事项保管期限为永久; 

  (三)20年(含)以上有效或未注明有效期的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理等行政许可事项文件材料保管期限为永久; 

  (四)520年有效的许可证、执照、资质证、资格证的审批、管理等行政许可事项保管期限为30年; 

  (五)5年(含)以下有效的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理等行政许可事项保管期限为10年; 

  (六)不予受理、不予行政许可的文件材料保管期限为10年; 

  (七)以备案为目的保存的行政许可文件材料保管期限为10年; 

  (八)撤销、注销行政许可决定书等文件材料保管期限为10年。 

  第二十四条  各单位应当定期对已到保管期限的行政许可档案进行鉴定,经鉴定仍需继续保存的行政许可档案,应当重新划定保管期限;对保管期限满,确无保存价值的行政许可档案,经本单位领导审定,可以销毁。 

  第二十五条  鉴定行政许可档案应当由单位档案管理部门及负责相关行政许可事项的业务部门共同进行。 

  第二十六条  经鉴定可以销毁的行政许可档案应编制行政许可档案销毁清册,由单位负责人、档案管理部门负责人及相关行政许可事项的业务部门负责人共同签署意见,并派员监销。 

  电子行政许可档案的销毁还应符合国家有关电子档案的管理规定,并由单位档案管理部门、负责相关行政许可事项的业务部门和信息化管理部门共同派员监销。 

  销毁报告和销毁清册应归入本单位全宗卷永久保管。 

  第二十七条  属于同级档案馆进馆范围的行政许可档案及其数字化副本,应按同级档案行政管理部门的要求,定期向综合档案馆移交。 

  电子行政许可档案的移交与接收,应按国家档案局《电子档案移交与接收办法》(档发20127号)的规定办理。 

  第二十八条  市级各进馆单位向南京市档案馆移交行政许可档案,依照《南京市档案馆收集档案范围实施细则》(宁政规字〔201514号)的有关规定执行。 

  第二十九条  各单位应积极创造条件,增加必要投入,完善工作机制,逐步实现行政许可档案存储数字化、管理现代化、利用网络化。 

  第三十条  本办法由南京市档案局负责解释。 

  第三十一条  本办法自2017101日起实施。 

  附件:1.卷内文件目录 

        2.行政许可案卷封面 

        3.卷内备考表 

        4.案卷目录 


  附件1 

             

                                                                                                             

顺序号 

文号 

责任者 

       

 

 

页号 

备注 

             
             
             
             
             
             
             
             
             
             
             
             
             
             
             
             

  附件2 

(全宗名称) 

行政许可案卷 

申请事项 

 

当事人 

 

许 可 决 定 书 

文 号 

 

受理日期 

     

办结日期 

     

受理处室 

 

受理人 

 

         月至        

保管期限 

 

本卷共           

归档号 

 

  

  

  

  

  

         

全宗号 

目录号 

案卷号 

     

  附件3 

    

  

         

本卷情况说明: 

    人: 

    人: 

立卷时间: 


  附件4 

               

    

案卷号 

             

起止年月 

页数 

期限 

备注 

档案室编 

档案馆编 

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

             

    

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